Los gobiernos locales japoneses han experimentado una escasez de mano de obra sin precedentes en los últimos años, en parte por una carga cada vez mayor de trabajo por empleado causada por la pandemia de la Covid-19 y los desastres naturales, y por otra parte por el rápido envejecimiento de la plantilla. Bajo estas circunstancias, los gobiernos locales tienen grandes esperanzas en la transformación digital (DX). Al simplificar y estandarizar los procesos de trabajo, se espera resolver estos problemas y mejorar drásticamente la productividad.
Con la Plataforma de Soporte DX los trabajos que solo pueden hacer empleados gubernamentales y los que pueden hacer los no gubernamentales se pueden clasificar. Para ello, el volumen de trabajo y los procedimientos se visualizan de manera integral. Mediante el uso de automatización robótica de procesos (RPA) y tecnologías AI-OCR, el servicio tiene como objetivo reasignar tareas que tradicionalmente hacían los empleados gubernamentales a empleados no gubernamentales. De esta manera, el servicio permite a los empleados gubernamentales concentrarse en los trabajos que solo ellos pueden hacer y reducir su excesiva carga de trabajo, ayudando así a mejorar los servicios públicos. Además, puede ayudar a la planificación de la continuidad del negocio (BCP) de los empleados de los gobiernos locales cuando se movilizan para responder a una emergencia.
Konica Minolta ha trabajado con más de 50 gobiernos locales para desarrollar este nuevo servicio. La compañía ha podido aprovechar sus muchos años de experiencia en la industria manufacturera y ha desarrollado un método para aplicar su enfoque BPR.
Konica Minolta tiene como objetivo extender la plataforma de soporte DX a 100 gobiernos locales durante el FY 2021 y a 1000 gobiernos locales en el FY 2023, en cooperación con todos sus socios comerciales (34 empresas en junio 2021).
Valores ofrecidos por la Plataforma de Apoyo DX
- Facilitar la resolución de problemas basada en datos aprovechando el conocimiento que Konica Minolta ha desarrollado en la industria manufacturera. La Plataforma de Soporte DX se desarrolló aprovechando el conocimiento que la empresa ha adquirido a través de su experiencia. La empresa clasificó hasta 800.000 datos en estudios in situ en unos 4.800 patrones de acuerdo con el trabajo y las categorías de trabajo, analizados con Inteligencia Artificial, y logrando desarrollar una plantilla para un menú de soporte que abarca visualización, problemas de identificación, optimización, estandarización e intercambio.
- Ayudar a los empleados de gobiernos locales a promover el BPR bajo su propia iniciativa comparando sus flujos de trabajo con el de otros gobiernos locales. La Plataforma de Soporte DX ofrece visualizaciones, análisis del trabajo, optimización y servicios de estandarización. Estos servicios se ofrecen a través de un DX Cockpit, que almacena datos del flujo de trabajo de los gobiernos locales. Los empleados de los gobiernos locales pueden acceder al DX Cockpit a través de la Red de Banda Ancha del Gobierno Local (LGWAN) así como a través de Internet para consultar los flujos de trabajo de otros gobiernos locales en sus respectivas categorías de trabajo y establecer cualquier modelo de flujo de trabajo que encuentren más eficiente que el suyo como referencia. Todos los servicios ofrecidos en la Plataforma de Soporte DX están basados en los datos obtenidos al visualizar los procesos de trabajo de 50 gobiernos locales asociados a Konica Minolta. Los empleados gubernamentales pueden seleccionar cualquier servicio de acuerdo con sus necesidades individuales.
- Acelerar el cambio a trabajo a distancia para los empleados de gobiernos locales. El Cockpit DX también proporciona a los empleados de gobiernos locales acceso a los procedimientos de trabajo estándar, información legal, registros, y manuales de otros gobiernos locales así como los suyos también, permitiéndoles acceder a la información necesaria de forma segura desde cualquier punto fuera de la oficina gubernamental, si están conectados a la LGWAN. De esta manera, la Plataforma de Soporte DX les ayuda a trabajar a distancia mientras mejoran los servicios públicos, incluso si tienen que trabajar en turnos o en horas escalonadas debido a emergencias como la de la pandemia de Covid-19. La Plataforma de Soporte DX también sirve de infraestructura clave para promover la diversidad de estilos de trabajo.
- Permitir el uso conjunto entre gobiernos locales más pequeños. La Plataforma de Soporte XD no está diseñada solo para grandes gobiernos locales. Konica Minolta promueve de manera activa el uso compartido de sistemas digitales para los gobiernos locales más pequeños que no pueden introducir la Plataforma de Soporte DX por sí sola debido a su baja rentabilidad. Por ejemplo, Konica Minolta ha realizado una demostración piloto con el gobierno Nagano para el Ministerio de Asuntos Internos y Comunicaciones en el FY 2020, y probó que “los gobiernos locales pueden compartir sus sistemas RPA a bajo coste estandarizando sus flujos de trabajo y los documentos administrativos, incluso si usan distintos sistemas de misión crítica”. En base a estos resultados, Konica Minolta extenderá sus servicios a los gobiernos locales más pequeños a través de su Plataforma de Soporte DX.
