Comunicar el desempeño ambiental, social y económico de la empresa a los grupos de interés, es cada vez más necesario para gestionar la confianza y la reputación. Muchas organizaciones realizan memorias de sostenibilidad y Estados de Información No Financiera (EINF), bien sea por convicción o por cumplimiento normativo. Sea cual sea la situación de una organización, iniciar este proceso puede parecer retador, sin embargo, con una adecuada preparación es posible ser eficientes y obtener excelentes resultados.
Desde UHY Fay & Co, hemos realizado un ejercicio de reflexión sobre nuestra experiencia acompañando empresas en el proceso de elaboración de estados de información no financiera (EINF) y hemos sintetizado 5 recomendaciones que pueden ser útiles para facilitar el proceso de elaboración de un estado de información no financiera (EINF):
- Realizar un diagnóstico de situación inicial: en el proceso de elaborar una memoria o un estado de información no financiera, es necesario tener claramente identificados los departamentos que deben intervenir en la preparación de dicha información, los sistemas de información de donde se extraerán los datos para dicho informe y las principales actividades e iniciativas de la organización relacionadas a los impactos medioambientales, sociales y de gobernanza de la organización. Contar con un asesor externo especializado en RSC o en información no financiera, puede ser útil para determinar la hoja de ruta a seguir. Este proceso debe realizarse con antelación para asegurar datos fiables.
- Seleccionar un responsable interno del EINF: según nuestra experiencia, la elección de una persona encargada de mantener el contacto entre los departamentos y filiales de la empresa, suele agilizar el proceso de elaboración drásticamente. Alguien que disponga de los contactos y conozca la configuración interna de cada departamento será vital a la hora de facilitar el flujo de información. En el caso de contar con la asesoría de un consultor especializado, esta persona será el interlocutor entre la empresa y el consultor, agilizando así la Elaboración y garantizando la calidad del informe final.
- Optimización de los sistemas de información: la mayoría de organizaciones dispone de fuentes de información sumamente valiosas para la recolección de datos. En muchos casos, con sencillos ajustes o mejoras es posible poner los sistemas de información ya existentes a tono con los requerimientos de la ley de información no financiera y con el marco de reporte que se haya elegido para elaborar el informe.
- Establecer un canal de comunicación y reporte interno: otro aspecto fundamental es adecuar la comunicación interna de manera que la transmisión de datos e indicadores sea homogénea a través de las diferentes filiales y departamentos de las organizaciones. En esta línea, cabe destacar que no es necesario contar un sistema de reporting complicado, sino que debe ser sencillo y sistemático.
- Concienciación de la plantilla sobre aspectos clave de la sostenibilidad y la Responsabilidad Social Corporativa (RSC): finalmente, para lograr una memoria o EINF exitosos es clave la buena comunicación interna y la concienciación de toda la plantilla sobre la importancia de las iniciativas de sostenibilidad y sus beneficios para la organización. Del mismo modo, comunicar a cada trabajador su rol respecto a los datos que se registran, favorece la colaboración tan necesaria en este proceso que por su naturaleza requiere la implicación transversal de múltiples actores de la organización.
Aunque simples, estos cinco puntos mencionados son de mucha utilidad para cualquier empresa en el momento de elaborar información no financiera. Tanto en la elaboración como en la verificación de este tipo de información; la anticipación, la sistematización de la recolección de la información, el trabajo en equipo y la constancia son la base de un buen informe.
