Seguro que a ti también te ha pasado. Nos sucede a todo el mundo. Recibimos una invitación para un evento y, sin pensarlo demasiado, puede que sin mirar la fecha, solo porque la temática nos llama la atención o va a ir gente del sector, nos inscribimos. Luego seguimos con nuestros quehaceres, los días van pasando y, cuando llega la actividad, ya la hemos olvidado o ha pasado a la última de nuestras prioridades. En definitiva, tal es la envergadura del despiste, o el no demasiado interés que había en realidad, que no aparecemos. Puede que ni siquiera nos disculpemos, ni a priori ni a posteriori.
Todo el mundo, alguna o muchas veces, hemos sido ausentistas. Y es un problema. En primer lugar, porque quizá ni somos conscientes de nuestra descortesía. Y luego, por la afección que tiene: hemos podido dejar sin sitio a alguien que realmente tenía interés, hemos contribuido a una platea con sillas vacías, con lo feo que queda… Organizar esa actividad ha costado tiempo y dinero, y hemos alterado la sostenibilidad.
Por eso, la Fundación COTEC ha creado la Alianza contra el Ausentismo. ¡Y en BIKO no hemos dudado en sumarnos! Respaldamos la iniciativa como ausentistas puntuales y como afectados por el ausentismo. Llevamos muchos años organizando eventos de pequeño, mediano y gran formato. Y, según el tipo de actividad, damos por hecho que podrá producirse hasta un 30% de bajas que no serán notificadas previamente ni se justificarán después.
Es algo que nos pasa a todos. La propia Fundación COTEC reconoce que «una de cada tres personas que se registró en 2023» para asistir a sus 17 actividades del año fue ausentista.
En La Gala, su evento más importante y multitudinario, la tasa subió al 46%. Parece haber cundido la sensación de que apuntarse es suficiente, incluso un gesto de cortesía, y que no pasa nada si luego surge otro plan mejor, pero… ¿no deberíamos cambiar esto?
De ahí la Alianza contra el Ausentismo, un decálogo de medidas que todas las personas y entidades firmantes nos comprometemos a cumplir en los eventos que realizamos. Evidentemente, lo primero es poner de nuestra parte, como organizadores, para que sean las menos las personas que no asuman la responsabilidad que conlleva toda inscripción.
¡Estas son las acciones!
- Profesionalizar mis invitaciones. Comunicar el evento con suficiente antelación, ofrecer información clara sobre el contenido, proporcionar a los invitados un sistema de registro sencillo y eficaz.
- Facilitar la cancelación. Incluir en el sistema de registro un protocolo de cancelación claro, que permita darse de baja a tiempo y liberar la plaza, para que pueda ser ocupada por otra persona.
- Respetar la privacidad. Utilizar una base de datos actualizada, solicitar a los invitados tan solo los datos estrictamente necesarios.
- No abusar de la sobrerreserva. La sobrerreserva u overbooking es una práctica necesaria cuando se organizan eventos para cientos de invitados, pero la usaremos siempre con moderación, basándonos en la experiencia de convocatorias previas y evitando molestias innecesarias.
- Organizar eventos sostenibles. Nuestros eventos presenciales e híbridos estarán siempre justificados por su interés, su contenido y su audiencia potencial, compensando o minimizando el impacto de su huella de carbono (en caso contrario, se celebrará un evento 100% digital).
- Segmentar la convocatoria. Enviaremos invitaciones a eventos presenciales únicamente a personas cuyo probable interés en asistir nos conste de antemano, evitando el spam, los malentendidos, las comunicaciones inoportunas y los compromisos innecesarios.
- Experimentar para mejorar. Experimentaremos de manera continuada tanto con en el método y las herramientas de invitación como con el diseño y el contenido de los eventos, convirtiendo en obligación la mejora continua en la calidad, la eficacia y el atractivo de los eventos.
- Compartir resultados. Compartiremos con el resto de miembros de la Alianza la evolución de los datos de ausentismo en nuestros eventos presenciales, así como el impacto (positivo o negativo) de las medidas que apliquemos para combatirlo, a modo de buenas prácticas.
- Promocionar la Alianza. Incluiremos en las invitaciones una referencia a la Alianza, con un enlace a esta página web. Permitirá que los invitados conozcan de antemano las reglas del evento y las consecuencias de ser ausentista, al tiempo que dará visibilidad a la Alianza.
- Penalizar el ausentismo. Consideramos que la lucha contra el ausentismo es una responsabilidad compartida con nuestros invitados y por ello, además de asumir como organización los compromisos previos, penalizaremos esta mala práctica. Cada organización miembro de la Alianza podrá establecer su propio sistema.
Consulta más información responsable en las publicaciones Corresponsables.
