Una sensación de calma y plenitud siempre llega después de haber culminado un evento que alcanzó y superó todas las expectativas. Nada mejor que la satisfacción del trabajo bien hecho, sentir los aplausos y recibir las felicitaciones, producto de un evento con excelentes resultados.
Lo que nadie se imagina es que detrás de toda esa atmósfera de brillo y felicidad, puede haber hasta noches interminables en vela. La organización de eventos es una maravillosa carrera de fondo que nos permite acercar a las personas en entornos distintos a los convencionales bajo una finalidad.
Preparación estratégica
Existen dos factores que contribuyen a que un evento sea exitoso: una buena planificación y organización.
¿Qué es planificar? Es más que reservar lugares y definir fechas, es un proceso estratégico de alto nivel profesional que contempla cualquier tipo de evento, desde el propósito que se pretende con este. Por eso, antes que nada se deben establecer los objetivos del evento, el público objetivo, los recursos disponibles y una estrategia de marketing y comunicación efectiva.
Pre-evento
En la fase previa al evento o “pre-evento”, se toman todas las decisiones importantes y luego todo empieza a tomar forma. A continuación, te presentamos los puntos fundamentales que deben quedar definidos en esta etapa.
- ¿Cómo será el evento? Depende de los objetivos y el público esperado. Existen múltiples opciones: puede ser al aire libre, en una de las maravillosas carpas para eventos muy de moda por estos días, o en el salón de algún hotel o club lujoso.
- Establece una agenda para mayor organización, define los compromisos, los responsables, las fechas de ejecución y, por último, hazle seguimiento para que se cumpla al 100%.
- ¿Cuál es el presupuesto? Revisar los recursos disponibles y realizar cotizaciones es clave para determinar a tiempo si se necesitará más dinero.
- Realiza tus reservas con antelación, define tus proveedores de catering, el lugar, la fecha y la hora.
- Haz las contrataciones con tiempo, en caso de que tengas invitados especiales, algún conferencista, coach, artista, humorista, etc.
- Comienza la convocatoria del evento con una expectativa que genere intriga en los invitados.
Desarrollo
El desarrollo del evento comienza con la ejecución de las tareas que se planificaron: visitas al lugar, montaje de sistemas de audio, iluminación, tarimas, decoración, últimos ensayos de las presentaciones, instalación de la carpa de aluminio que alquilaste, o si reservaste un salón, velar por su limpieza. Se recomienda revisar por última vez todo, con el fin de detectar posibles errores y así poder corregirlos con el tiempo justo.
Hay que coordinar el equipo humano para que todos trabajen en perfecta alineación. Llega el día más esperado. Nada mejor que recibirlo teniendo todo bajo control. Estar desde temprano con todos los miembros del equipo, cada uno desde su rol. Realiza un checklist final y cuenta con la tranquilidad de tener todo listo. Así podrás ser un invitado más y disfrutar tu evento con la mente libre de estrés.
