La gestión de un flujo incesante de datos entrantes se considera hoy parte del día a día de las empresas. Sin embargo, la información digital es solo una parte del torrente, las entregas físicas no muestran signos de disminución.
Las empresas deben tratar de controlar la afluencia de documentos tanto en papel como digital. De hecho, incorporar con éxito toda esta información al sistema de la empresa de la manera más rápida y precisa posible es ahora una parte esencial de las operaciones diarias.
La bandeja de entrada se ha establecido durante mucho tiempo como un punto de partida simbólico de las tareas administrativas. Hoy en día sigue siendo importante diseñar una estrategia efectiva para el buzón entrante que ayude a organizar las entradas digitales y en papel y a impulsar la productividad. Además, las regulaciones de protección de datos cada vez más rigurosas hace pensar que los sistemas utilizados para este fin pueden ser la clave para lograr el cumplimiento.
Las soluciones de Digital Mailroom pueden ofrecer ventajas significativas en ambos aspectos, al tiempo que liberan a los empleados de tareas administrativas repetitivas. Ya sea digital o en papel, el correo entrante se está convirtiendo en un gran desafío para muchas empresas. El proceso para ordenar el correo en muchos casos sigue siendo manual y lleva mucho tiempo, está sujeto a errores humanos y es complicado.
El 32% de las empresas ya están viendo las ventajas de usar las soluciones de Digital Mailroom, llegando al 43% entre las organizaciones más grandes, un número que ha aumentado constantemente en los últimos cinco años. Un desafío común es redirigir la correspondencia enviada a una sola dirección postal a múltiples ubicaciones de la compañía. Cada vez se envía más información digitalmente, pero esto es solo la mitad de la historia, ya que muchos documentos aún llegan en papel.
Una cuarta parte (23%) de las empresas del Reino Unido, por ejemplo, reciben más de 5.000 artículos de correo entrante cada mes, mientras que tres quintos (60%) todavía reciben faxes en sus salas de correo. La forma en que las empresas usan sus MFP también es reveladora, ya que más de un tercio de los dispositivos se usan con más frecuencia para copiar que escanear.
Entonces, mientras la digitalización está en aumento, los procesos basados en papel siguen persistiendo. Pasar a los flujos de trabajo digitales claramente permite a las empresas beneficiarse de la eficiencia inherente a datos más accesibles y procesables en toda la organización. Además, la mayor tasa de error de los buzones de correo en papel y las posibles consecuencias negativas para toda la organización hacen que la digitalización del proceso sea aún más atractiva: el 30% de las empresas en el Reino Unido afirmaron que el mal manejo del correo tiene un efecto negativo en su rendimiento o reputación, mientras que dos quintos (39%) declararon que el mal manejo del correo tiene un impacto negativo en los niveles de servicio al cliente. Por lo tanto, los datos capturados a través de bandejas de entrada electrónicas son una mejora para varios procesos posteriores.
La digitalización de documentos en origen también proporciona el beneficio de hacer que la información esté fácilmente disponible para los trabajadores en remoto. Afortunadamente, muchas compañías ya cuentan con tecnologías requeridas para una solución Digital Mailroom. Sin embargo, aunque los componentes de este sistema pueden estar en funcionamiento, con demasiada frecuencia las organizaciones simplemente carecen de la solución de software adecuada para aprovechar al máximo el potencial de la tecnología.
Procese el correo entrante de manera más eficiente para mejorar el rendimiento comercial
En última instancia, el objetivo de una solución de Digital Mailroom es proporcionar a la empresa un mayor grado de transparencia a través de la captura centralizada y digital de todos los documentos entrantes. Cuando Konica Minolta trabaja con los clientes para implementar estas soluciones, se pone un gran énfasis en reducir los costes y el tiempo requerido para la logística postal interna, ya que estos dos factores pueden reducirse enormemente.
Adebajo móvil, mientras que la mayor eficiencia y velocidad de respuesta del cliente puede resultar decisiva. Asegurar la documentación a prueba de auditoría de todos los procesos también es clave para cumplir con las regulaciones de protección demás, el proyecto puede liberar valor en todos los niveles de la empresa: por ejemplo, la distribución de correo dirigida, segura e independiente de la ubicación proporciona a los empleados una mayor flexibilidad y aumenta las posibilidades de tra datos como GDPR.
Alcanzar los objetivos con soluciones de correo digital
Las soluciones de Digital Mailroom ayudan a reunir una gama de tecnologías a menudo existentes para favorecer a las organizaciones la forma de digitalizar el correo de manera eficiente.
Todo el correo entrante puede digitalizarse en equipos multifunción existentes, con un software inteligente que lee toda la información relevante y clasifica los documentos. Las soluciones son capaces de distribuir de forma automática: ya sea carta o fax, todos los documentos se capturan digitalmente, se clasifican automáticamente y se envían al empleado al que se dirigen, llegando a ellos de manera fiable independientemente de si están en la empresa, en una oficina regional o viajando por trabajo.
Esto también aumenta el nivel de facilidad de uso, ya que los empleados reciben automáticamente notificaciones en pantalla cuando hay un nuevo correo en su casilla de correo digital personal. Los documentos se pueden reenviar convenientemente o agregar a los procesos de trabajo existentes.
Esta entrega automática de correo se ejecuta en segundos y no está vinculada a una ubicación o dispositivo fijo para permitir la flexibilidad en el lugar de trabajo. Además, la sala de correo digital acelera significativamente los tiempos de procesamiento. Las facturas, ofertas y albaranes están disponibles de forma centralizada y accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar para todos los empleados con los derechos de acceso adecuados.
Este procedimiento aumenta la capacidad de respuesta y ayuda a liberar un tiempo considerable que puede utilizarse para tareas más importantes y de misión crítica. También garantiza el cumplimiento en todos los aspectos, ya que todos los procesos se conectan al sistema Digital Mailroom (captura digital, distribución y procesamiento automatizados), todos se monitorean de manera transparente para garantizar la trazabilidad completa. Esto establece archivos completamente a prueba de auditorías y legalmente compatibles.
Caso de éxito: Stadtreinigung Leipzig
El departamento municipal de limpieza y gestión de residuos mantenía con éxito la ciudad de Leipzig limpia y organizada, Stadtreinigung Leipzig pero corría el riesgo de colapsarse por la gran cantidad de información y documentos recibidos.
Con 800 empleados, Stadtreinigung Leipzig maneja la eliminación de residuos, la limpieza de calles, los servicios de invierno, el cuidado posterior de los vertederos y los espacios verdes urbanos para más de 530.000 personas en más de 300 kilómetros cuadrados. Sin embargo, con alrededor de 70.000 documentos (y en aumento), el esfuerzo realizado al organizar el correo entrante y mantener todos los documentos actualizados simplemente se estaba volviendo demasiado grande y consumía demasiados recursos de la organización.
Para enfrentar este desafío, Stadtreinigung Leipzig trabaja con Konica Minolta para implementar soluciones para la gestión de la sala de correo digital. Ahora más del 85% de sus documentos han sido digitalizados. Con la avalancha de documentos significativamente reducida, ahora se pueden ubicar rápidamente y se cumplen todos los requisitos legales para el almacenamiento de datos, así como el cumplimiento de las normas legales de auditoría.
“La solución de Konica Minolta para la sala de correo digital es perfecta porque todos los documentos entrantes se archivan digitalmente de inmediato y los procesos de copia para todos los empleados se han reducido drásticamente”, explica Elke Franz, Subgerente de Operaciones en Stadtwerke Leipzig.
Asegurando la transformación digital
Una sala de correo digital es una tecnología vital. Proporciona la base para otras soluciones digitales que, cuando se ejecutan como parte de una solución integral, pueden proporcionar enormes beneficios para toda la organización. Además de mejorar las operaciones comerciales habituales en la sala de correos, las soluciones de Digital Mailroom pueden ser una de las claves para lograr una transformación digital más amplia en el negocio.
“Al utilizar una solución de Digital Mailroom, puede estar seguro de eliminar los procesos en papel tanto como sea posible, ya que está abordando el problema en el punto de entrada“, explica Marcel Cobussen, Gerente de Desarrollo de Negocios y Marketing de Producto de Servicios Administrados de Contenido, Konica Minolta Business Solutions Europa. “Los documentos en papel siempre se digitalizan de inmediato y se almacenan en el sistema de gestión de la información, lo que le permite conectar también este contenido a las reglas que ha establecido en su sistema para garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos”.
La mejora de los procesos comerciales en toda la organización está estrechamente vinculada a la optimización del correo entrante, los faxes y los correos electrónicos, ya que estos a su vez dependen de una gran cantidad de tareas administrativas. Por lo tanto, junto con pasos como el procesamiento de facturas digitales, la gestión de contratos digitales, etc., la digitalización de la bandeja de entrada puede apuntalar la creación de una organización rápida y eficiente y es un punto de partida para una mayor optimización. Desde cuentas por pagar y cuentas por cobrar hasta archivos guardados, gestión de contratos y recursos humanos, todos estos procesos pueden transformarse significativamente al reducir los procesos en papel y la digitalización.
Entrevista a Rafael Alvariño, Responsable de Producto de Konica Minolta
¿Nos puede ampliar la información de la noticia?, ¿qué destacaría?
Para ello, en primer lugar debemos entender que es un Digital MailRoom y conocer cuáles son los beneficios que aporta a cualquier empresa sin importar su tamaño. Actualmente, la mayoría de las empresas reciben documentación en papel, en formato electrónico y en ocasiones, a través de diferentes circuitos adicionales.
Desde Konica Minolta analizamos dichos flujos documentales y asesoramos a los clientes para mejorar sus procesos, de tal forma que sean seguros, productivos y que les permitan ahorrar tiempo, lo que también se traduce en un ahorro significativo de dinero. ¿qué destacaría? De lo que se trata es de que las empresas sean más competitivas, mejorando una parte de sus procesos, y en este caso, gracias al Digital MailRoom conseguimos automatizar y mejorar en gran medida la gestión del correo, uno de los procesos más tediosos y que más tiempo ocupa en las tareas administrativas.
¿Cuáles son las principales claves y beneficios de controlar la avalancha de correo en estos momentos en los que la transformación digital parece que ha llegado para quedarse?
El problema que nos encontramos en muchas de las empresas es que tienen muchas tareas manuales. El error humano en este caso es considerable y desemboca en pérdidas de información, por lo tanto en pérdidas económicas. Es como tener una hucha y no ser conscientes que tiene un pequeño agujero por donde se van cayendo las monedas. Uno de nuestros clientes, un gran exportador de su producto, nos reconoció sus pérdidas tanto económicas como de imagen y fiabilidad ante sus clientes, ya que cuando recibía alguna reclamación, no conseguían encontrar la información necesaria, aun teniéndola almacenada. Sus procesos en este caso, eran muy manuales y con nuestra solución de Digital MailRoom consiguió además de un gran ahorro, ganar imagen y confianza con sus clientes.
¿Cómo conecta esta solución de Konica Minolta en la estrategia y gestión responsable de su compañía? Y en esta línea, ¿qué otras iniciativas o soluciones responsables destacaría?
La misión de Konica Minolta es crear nuevo valor para un mundo sostenible. Konica Minolta tiene un claro compromiso con la sostenibilidad en su Filosofía Corporativa, “La creación de nuevo valor”.
Esto significa que la empresa no solo crea valor económico, sino también valor social mediante la innovación, para las empresas y para las personas, y en última instancia para un mundo sostenible. En Konica Minolta nos consideramos una Startup de 150 años de historia, llevamos la innovación en nuestro ADN y la transformación está en todo lo que hacemos. Y tal como define nuestro eslogan, Giving Saphe to Ideas, ante cualquier necesidad que se plantee en nuestros clientes, nuestra respuesta es dar forma a las ideas, ofreciendo soluciones que ayuden y aporten valor a nuestros clientes.
¿Qué importancia tiene para su entidad la comunicación de valores y soluciones responsables (especialmente ante la crisis del covid-19 pero también más allá) y cómo lo trabajan?
Konica Minolta siempre que puede, aporta su granito de arena a la sociedad, y en estos tiempos que estamos viviendo lo hace ofreciendo sus herramientas y soluciones tecnológicas para ayudar a la detección y la ayuda a la investigación sobre el COVID-19.
Por ejemplo, Konica Minolta ha reasignado 24 ordenadores de altas prestaciones, procedentes de uno de los Planetarios de Tokio cerrado por la pandemia, a un proyecto de supercomputación distribuida para analizar datos del COVID-19. Además, el conocimiento adquirido con estos estudios se utilizará también para el desarrollo de nuevas vacunas y tratamientos antivirales, para la lucha de enfermedades como el SIDA, la malaria, el cáncer o el Alzheimer.
Por otro lado, Konica Minolta está ofreciendo test de coronavirus para las empresas estadounidenses que están en los sectores logísticos y de infraestructura para poder prevenir los brotes del virus en los almacenes y en otros lugares donde los empleados han seguido trabajando a pesar de la situación.
Adicionalmente, Konica Minolta, está colaborando con Microsoft para crear un repositorio gratuito de datos de diagnóstico de Rayos X y tomografías computarizadas (computed tomography, CT) del COVID-19 para facilitar la comprensión y el tratamiento de esta amenaza global, utilizando las tecnologías más avanzadas de iPACS® de Invicro y la plataforma de nube Azure de Microsoft para ofrecer seguridad, privacidad y potencia de cálculo de los datos obtenidos. Esta misión crucial invita y anima a los investigadores científicos de todo el mundo a acceder a los datos y así, compartir imágenes y datos clínicos del COVID-19.
¿Cuáles son los próximos retos y desafíos de su organización en materia responsable y cómo los piensan llevar a cabo?
La estrategia sostenible de Konica Minolta conlleva la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, el plan mundial para construir un mundo mejor para las personas y nuestro planeta en 2030, abordan los retos globales a los que nos enfrentamos, como por ejemplo la pobreza, la desigualdad, el clima, la biodiversidad, la paz y la justicia y Konica Minolta Europe llevó a cabo un exhaustivo análisis de estos 17 ODS para optimizar la sostenibilidad de sus actividades, particularmente a nivel europeo.
Como resultado, se pusieron en el foco seis objetivos concretos para Europa que son por lo que comenzamos a luchar:
13. Acción por el clima 12. Producción y consumo responsables 5. Igualdad de género 8. Trabajo decente y crecimiento económico 17. Alianzas para lograr los objetivos 4. Educación de calidad
Con el plan a largo plazo de Konica Minolta para lograr un futuro sostenible, el plan Eco Vision 2050, Konica Minolta presta especial atención a la reducción de CO₂, el reciclado y la biodiversidad. Y consiste en tres objetivos principales:
• Una reducción del 80% en las emisiones de CO₂ a lo largo del ciclo de vida del producto para 2050 en comparación con los niveles fiscales de 2005
• Promover el reciclado y uso eficiente de los limitados recursos del planeta
• Trabajar para promover la restauración y conservación de la biodiversidad
Además de la Eco Vision 2050 de Konica Minolta, sus actividades de sostenibilidad están guiadas por su Estatutos de Comportamiento Corporativo. La empresa se compromete explícitamente con la responsabilidad no solo de crecer, sino también de cumplir con sus responsabilidades sociales y contribuir con la sociedad en su conjunto, que incluye no solo a los clientes, inversores y empleados de Konica Minolta, sino también a los residentes locales, el público en general, las personas en riesgo de exclusión social y los grupos marginales.
Konica Minolta se compromete a actuar en cumplimiento de las normas sociales internacionales como Global Compact de las Naciones Unidas y la Declaración Universal de los Derechos Humanos. En cuanto a la reducción del impacto medioambiental en todo el ciclo de vida del producto y la cadena de suministros, Konica Minolta está comprometida con la reducción del impacto medioambiental a lo largo de todo el ciclo de vida de sus productos, desde la planificación y el desarrollo hasta la provisión y la producción, distribución, ventas y servicio, recogida y reciclaje.
Todas las fases del ciclo de vida del producto se monitorizan cuidadosamente utilizando análisis de entrada y salida general, eficiencia energética y de recursos, reciclado y medidas anti residuos, y cumplen todas las regulaciones relevantes medioambientales y de seguridad.
Pero, Konica Minolta no está solo comprometida con el cumplimiento de sus responsabilidades directamente, en términos del impacto medioambiental inmediato de sus propios productos y servicios. También se compromete con la sostenibilidad a lo largo de la cadena de suministros, basándose en una relación de confianza con sus proveedores.
Konica Minolta exige de sus socios que tengan en cuenta las cuestiones laborales (derechos humanos), la ética, el medioambiente, la seguridad y la salud en sus operaciones empresariales. La empresa también avanza para abordar los problemas de los minerales de conflicto, intentando evitar las violaciones de los derechos humanos en áreas conflictivas de las que se obtienen los recursos minerales usados en sus productos.
